Aanleiding en doelstelling
Zorgorganisaties besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan administratie. Zo hardnekkig is dit probleem, dat de overheid er een apart programma voor heeft opgezet: Ontregel de Zorg. Dat programma heeft als doel om onnodige regeldruk voor zorgmedewerkers te verminderen, zodat zij meer tijd kunnen besteden aan waar het écht om gaat: de zorg zelf.
Een van de administratieve taken waar zorgorganisaties mee te maken hebben, is het opstellen van beleidsdocumenten. Denk aan protocollen die beschrijven wie verantwoordelijk is voor welke zorgtaken, of hoe er gehandeld moet worden in specifieke situaties. Die documenten zijn niet optioneel, ze zijn noodzakelijk voor veilige en verantwoorde zorgverlening.
Hetzelfde wiel: keer op keer opnieuw uitgevonden
Veel van die beleidsdocumenten lijken sterk op elkaar. Zorgorganisaties moeten immers voldoen aan dezelfde wet- en regelgeving, en opereren vaak in vergelijkbare contexten. Toch schrijft elke organisatie deze documenten grotendeels zelfstandig op, wat leidt tot veel dubbel werk.
Bovendien is het lastig om door een grote hoeveelheid bestaande documenten heen te spitten om te achterhalen welke beleidskeuzes er al eerder zijn gemaakt. Kennis en ervaring die al ergens beschikbaar zijn, worden zo niet optimaal benut.
WGV Zorg en Welzijn
Branchebrede samenwerking als uitgangspunt
WGV Zorg en Welzijn is een brancheorganisatie die meer dan 200 zorgorganisaties ondersteunt. Ze helpen bij het schrijven van beleidsdocumenten en stimuleren samenwerking tussen organisaties. Want als je kennis kunt delen, hoef je het niet alleen te doen.
WGV Zorg en Welzijn zag kansen om dit slimmer te organiseren en zocht daarvoor een technische partner. Ze kwamen bij ons terecht, en samen gingen we aan de slag om een oplossing te bouwen die écht werkt in de praktijk.
De oplossing: ZorgDocDesk
Het resultaat van die samenwerking is ZorgDocDesk: een webapplicatie waarmee zorgorganisaties hun beleidsdocumenten kunnen uploaden en doorzoekbaar maken met behulp van AI.
Elke organisatie heeft een eigen, beveiligde omgeving. Zorgmedewerkers uploaden daar hun documenten en kunnen vervolgens een chatbot bevragen om antwoorden te vinden. De chatbot put rechtstreeks uit de eigen documenten en toont ook de relevante brontekst, zodat medewerkers altijd kunnen zien waar een antwoord vandaan komt.
Naast deze beveiligde omgeving is er ook een publieke chatbot beschikbaar. Die heeft toegang tot een grote hoeveelheid branchespecifieke documenten en beantwoordt algemene vragen over beleid in de zorgsector.
Veiligheid en databeheer
Geen concessies
Een belangrijke eis vanuit WGV Zorg en Welzijn was dat de data van zorgorganisaties veilig blijft. Dat was voor ons een vanzelfsprekend uitgangspunt. Alle gegevens worden verwerkt binnen een beveiligde omgeving op Europese servers van Europese bedrijven.
Hiervoor maken we gebruik van open source AI-modellen. Doordat we het model volledig zelf draaien op onze eigen beveiligde infrastructuur, verlaat de data op geen enkel moment onze omgeving. Ons AI & Data team volgt de ontwikkelingen in het AI-landschap op de voet en zorgt dat het model dat we inzetten altijd aansluit bij de laatste stand van de techniek.
Hoe het technisch werkt
LLM’s en RAG
Om te begrijpen hoe ZorgDocDesk werkt, helpt het om twee technische concepten kort toe te lichten.
Een large language model (LLM) is het type AI dat de chatbot aandrijft. LLM’s zijn krachtig, maar hebben een beperking: ze kunnen maar een bepaalde hoeveelheid tekst tegelijk verwerken. Een grote bibliotheek aan beleidsdocumenten past simpelweg niet in één keer als input.
Dat los je op met Retrieval-Augmented Generation, ofwel RAG. Alle documenten worden van tevoren geanalyseerd en geïndexeerd op betekenis, niet op trefwoorden. Wanneer een medewerker een vraag stelt, zoekt het systeem razendsnel de meest relevante passages op, ook als die andere woorden gebruiken dan de vraag, en geeft die als context mee aan het taalmodel. Dat formuleert vervolgens een antwoord, en toont ook de oorspronkelijke brontekst.
Wat de toekomst brengt
ZorgDocDesk is een stevige basis, maar de mogelijkheden reiken verder. Een logische volgende stap is om de geüploade documenten niet alleen doorzoekbaar te maken, maar ook te gebruiken als blauwdruk voor het opstellen van nieuwe beleidsdocumenten.
Een zorgmedewerker zou dan aan de chatbot kunnen vragen om een nieuw beleidsdocument te genereren, gebaseerd op vergelijkbare documenten van andere organisaties. Omdat al die organisaties aan dezelfde wet- en regelgeving moeten voldoen, is er veel overlap. Het resultaat is een solide template dat de organisatie daarna naar eigen inzicht kan aanpassen. Zo delen zorgorganisaties impliciet kennis en ervaring met elkaar, en besparen ze aanzienlijk veel tijd.
Maatwerk, verantwoord gebouwd
WGV Zorg en Welzijn was op zoek naar een oplossing die aansloot bij hun specifieke behoeften: veilig, Europees en toekomstbestendig, maar ook inspelend op actuele trends zoals LLMs. Dat hebben we gebouwd. ZorgDocDesk laat zien dat je de kansen van moderne AI-technologie volledig kunt benutten zonder in te leveren op databeheer of verantwoordelijkheid.
